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Jan 20

Der Brief und E-Mail-Knigge

Wie kann man auf stilvolle Weise schriftlich kommunizieren? Welchem Grundaufbau folgt jede Mail und jeder Brief? Und wie ist das eigentlich mit der korrekten Anrede? Gentleman-Blog-Gastautor Uwe Fenner, Leiter des Instituts für Stil und Etikette, hat auf diese Fragen die richtigen Antworten.

Die Struktur ist immer gleich

In der schriftlichen Kommunikation, also egal ob per Brief oder E-Mail, gilt grundsätzlich den gleichen Aufbau wie in einem gut strukturierten Telefongespräch.

Viele Menschen tun sich trotzdem unendlich schwer mit dem Schreiben, da kann alles so einfach sein, denn immer folgt der Schriftverkehr einem identischen Muster:

1. Man startet mit einer höflichen Anrede.

2. Verweist auf den Anknüpfungspunkt, auf den sich die Mitteilung bezieht.

3. Formuliert die Botschaft die übermittelt werden soll.

4. Drückt entweder die Ankündigung eines eigenen Entschlusses oder die Aufforderung zum Handeln an den Empfänger aus.

5. Schließt mit einer kurze Grußformel.

Höflichkeitsregeln der schriftlichen Kommunikation

Bei der schriftlichen Kommunikation gilt der Grundsatz der persönlichen Bescheidenheit. Dieser drückt sich darin aus, dass schriftliche Übermittlungen nicht mit „Ich“ beginnen. Also nicht: „Sehr geehrter Herr Schneider, ich beziehe mich auf Ihren Brief . . .“ sondern: S. g. H. Schneider, vielen Dank für Ihren Brief, auf den ich mich beziehe.“

Auch sollte man auf die Anrede und die Grußformel sowie bei Geschäftspost auch auf das Adressfeld achten. Nach meinem Empfinden ist auch in E-Mails die Listung des Adressaten („Herrn Dr. Theodor Miesmacher . . .“), des Datums, des Betreffs sowie des Absenders mit Firma und Telefonnummer ein Akt der Höflichkeit und der Korrektheit. Denn falls der Empfänger die E-Mail ausdruckt, kopiert und weitergibt, weiß jeder weitere Nutzer gleich, wer wem hier wann etwas mitzuteilen hatte. Wie oft entstehen sonst zeitraubende Recherchen, „von wem an wen ist das denn überhaupt?“, namentlich, wenn sich Schreiber und Angeschriebener noch nicht einmal anreden.

Die E-Mail ist kein Brief dritter Klasse

Es gibt es keinen Grund, warum in der E-Mail im Gegensatz zum traditionellen Brief alle Fehler, Ungenauigkeiten und Nachlässigkeiten erlaubt sein sollen oder gar als chic gelten. Warum bedienen sich Menschen, die Abitur und zwei Staatsexamen absolviert haben, bewusst einer falschen Kleinschreibung? Soll das lässig, witzig oder cool wirken? Es ist einzig und allein rücksichtslos, da es dem Empfänger das Lesen erschwert und damit Zeit stiehlt. Die deutsche Groß- und Kleinschreibung ist ein typischer Ausdruck von höflichem Umgang: Sie verlangt dem Übermittler der Botschaft die Mühe ab, durch das Großschreiben von Substantiven den Sinn seiner Erklärung für den Empfänger der Botschaft leichter verständlich zu machen.

Richtige Anreden und Grußformeln

Die normale Geschäftsanrede und richtige gesellschaftliche Anrede ist „Sehr geehrter Herr …“ und „Sehr verehrte Frau …“. Die früher üblichen End-Grußformeln, wie „Mit dem Ausdruck meiner vorzüglichen Hochachtung“ oder „Hochachtungsvoll“ sind selbst im Verkehr mit Behörden der Formulierung „Mit freundlichen Grüßen“ gewichen. Inzwischen gilt selbst das „Mit freundlichen Grüßen“ als unpersönlicher Standardgruß, der im privaten Verkehr als ein Zeichen von Unsicherheit oder bewusstem Abstand angesehen wird. Möchte ein Briefeschreiber mehr Verbundenheit zeigen, so schreibt er „Mit herzlichen Grüßen“ und bei noch engerer Verbindung „Mit lieben Grüßen“.

Routinierte Briefeschreiber nutzen die Endgrußformel für Komplimente und Höflichkeiten, welche sie mit guten Wünschen mischen, etwa: „Ich freue mich schon heute darauf, Sie  -  wie besprochen – am nächsten Freitag wieder zu sehen, und grüße Sie bis dahin herzlich und mit verbindlichen Empfehlungen.“ Mit „herzlich“ signalisiert man freundschaftliche Verbundenheit, mit den „verbindlichen Empfehlungen“ kehrt man zur höflichen Distanz zurück und hat damit Nähe und Distanz elegant zusammengefügt.

Früher bezeichnete sich der Briefeschreiber als der dem Adressaten treu Ergebene, als sein getreuer Freund, als sein Diener. Aus diesen Formulierungen blieb das höfliche „Ihr“ und „Dein“ bzw. „Ihre“ und „Deine“ über. Die Bedeutung der Endgrußformel „Ihr Hartmut Meier“ oder „Dein Hartmut“ wird indessen heute von vielen Schreibern verkannt. Sie scheuen sich, das liebenswürdige den Adressaten ehrende „Ihr“/“Dein“ vor ihren Namen in der Unterschrift zu setzen, weil sie der irrigen Auffassung sind, „Dein Heinrich“ könne Heinrich nur an seine Angebetete schicken, der er sich „versprochen“ habe, der er gehöre. Gebildete Schreiber tun deshalb gut daran, sich nicht den Makel der Unkenntnis durch Weglassen des den anderen ehrenden „Ihr“ / „Dein“ anhängen zu lassen. An solchen Kleinigkeiten erkennt man viel!

Fällt einem nach Verfassen des Briefes noch etwas ein, das man dem Adressaten noch mitzuteilen wünscht, so vermerkt man das unter „P.S.“ (Post-Skriptum  -  Nach dem Geschriebenen). Unter dem „Post-Skriptum“ kann es durchaus noch eine zweite Nachbemerkung, ein „P.P.S.“ (Post Post-Skriptum) geben.

Das macht Ihren Brief noch schöner

Soll der Brief ein bisschen persönlicher sein, so schreibt man ihn mit der Hand (Tinte!). Vornehm ist auch der dezent gedruckte Briefbogen, am vornehmsten, aber extrem teuer, mit einem Stahlstich (Relief-) Druck. Das ist in den Vereinigten Staaten für Firmenchefs, Rechtsanwälte und Private Banker ein absolutes Must und erst recht für die Visitenkarte zu empfehlen. Insoweit bleibt der klassische Brief einer E-Mail-Nachricht immer weit überlegen.

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Artikel unter mithilfe von Stilcoach und Buchautor Uwe Fenner. Der Leiter des Instituts für Stil und Etikette ist Experte für Knigge und Benimm in allen Lebenslagen.



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One Response to “Der Brief und E-Mail-Knigge”

  1. Marc Koch sagt:

    Sehr geehrter Herr Fenner,

    vielen Dank für Ihren sehr interessanten und mich in vielen Punkten bestätigenden Artikel. Die laschen und stillosen Umgangsformen im Emailverkehr ärgern mich schon seit jeher. Einzig über den Abschnitt “Adressfeld bei Emails” habe ich mich etwas gewundert: Die automatische Memo-Format Funktion in Outlook gibt beim Ausdrucken doch genau alle diese Details (Betreff, Datum, Absender etc. etc.) explizit und stilistisch in annähernd Briefform aus. Zudem ist die obligatorische Signatur am Ende einer Email mit allen Details zum Adressaten bzw. zu dessen Unternehmen hier im Geschäftsbereich ebenfalls praktisch omnipräsent. Gut, ich spreche fokussiert von den Outlookanwendern unter uns und weiß nicht, wie andere Businesslösungen solche Dinge umsetzen, denke aber, dass das von Ihnen vorgeschlagene Vorgehen eher überholt bzw. schwer praktikabel sein dürfte?

    Herzliche Grüße, Ihr Marc Koch

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