Autoren Kontakt Impressum Datenschutz
Jan 20

Brief und E-Mail-Knigge

Wie kann man auf stilvolle Weise schriftlich kommunizieren? Welchem Grundaufbau folgt jede Mail und jeder Brief? Und wie ist das eigentlich mit der korrekten Anrede? Gentleman-Blog-Gastautor Uwe Fenner, Leiter des Instituts für Stil und Etikette, hat auf diese Fragen die richtigen Antworten.

Die Struktur ist immer gleich

In der schriftlichen Kommunikation, also egal ob per Brief oder E-Mail, gilt grundsätzlich den gleichen Aufbau wie in einem gut strukturierten Telefongespräch.

Viele Menschen tun sich trotzdem unendlich schwer mit dem Schreiben, da kann alles so einfach sein, denn immer folgt der Schriftverkehr einem identischen Muster:

1. Man startet mit einer höflichen Anrede.

2. Verweist auf den Anknüpfungspunkt, auf den sich die Mitteilung bezieht.

3. Formuliert die Botschaft die übermittelt werden soll.

4. Drückt entweder die Ankündigung eines eigenen Entschlusses oder die Aufforderung zum Handeln an den Empfänger aus.

5. Schließt mit einer kurze Grußformel.

Höflichkeitsregeln der schriftlichen Kommunikation

Bei der schriftlichen Kommunikation gilt der Grundsatz der persönlichen Bescheidenheit. Dieser drückt sich darin aus, dass schriftliche Übermittlungen nicht mit „Ich“ beginnen. Also nicht: „Sehr geehrter Herr Schneider, ich beziehe mich auf Ihren Brief . . .“ sondern: S. g. H. Schneider, vielen Dank für Ihren Brief, auf den ich mich beziehe.“

Auch sollte man auf die Anrede und die Grußformel sowie bei Geschäftspost auch auf das Adressfeld achten. Nach meinem Empfinden ist auch in E-Mails die Listung des Adressaten („Herrn Dr. Theodor Miesmacher . . .“), des Datums, des Betreffs sowie des Absenders mit Firma und Telefonnummer ein Akt der Höflichkeit und der Korrektheit. Denn falls der Empfänger die E-Mail ausdruckt, kopiert und weitergibt, weiß jeder weitere Nutzer gleich, wer wem hier wann etwas mitzuteilen hatte. Wie oft entstehen sonst zeitraubende Recherchen, „von wem an wen ist das denn überhaupt?“, namentlich, wenn sich Schreiber und Angeschriebener noch nicht einmal anreden.

Die E-Mail ist kein Brief dritter Klasse

Es gibt es keinen Grund, warum in der E-Mail im Gegensatz zum traditionellen Brief alle Fehler, Ungenauigkeiten und Nachlässigkeiten erlaubt sein sollen oder gar als chic gelten. Warum bedienen sich Menschen, die Abitur und zwei Staatsexamen absolviert haben, bewusst einer falschen Kleinschreibung? Soll das lässig, witzig oder cool wirken? Es ist einzig und allein rücksichtslos, da es dem Empfänger das Lesen erschwert und damit Zeit stiehlt. Die deutsche Groß- und Kleinschreibung ist ein typischer Ausdruck von höflichem Umgang: Sie verlangt dem Übermittler der Botschaft die Mühe ab, durch das Großschreiben von Substantiven den Sinn seiner Erklärung für den Empfänger der Botschaft leichter verständlich zu machen.

Richtige Anreden und Grußformeln

Die normale Geschäftsanrede und richtige gesellschaftliche Anrede ist „Sehr geehrter Herr …“ und „Sehr verehrte Frau …“. Die früher üblichen End-Grußformeln, wie „Mit dem Ausdruck meiner vorzüglichen Hochachtung“ oder „Hochachtungsvoll“ sind selbst im Verkehr mit Behörden der Formulierung „Mit freundlichen Grüßen“ gewichen. Inzwischen gilt selbst das „Mit freundlichen Grüßen“ als unpersönlicher Standardgruß, der im privaten Verkehr als ein Zeichen von Unsicherheit oder bewusstem Abstand angesehen wird. Möchte ein Briefeschreiber mehr Verbundenheit zeigen, so schreibt er „Mit herzlichen Grüßen“ und bei noch engerer Verbindung „Mit lieben Grüßen“.

Routinierte Briefeschreiber nutzen die Endgrußformel für Komplimente und Höflichkeiten, welche sie mit guten Wünschen mischen, etwa: „Ich freue mich schon heute darauf, Sie  –  wie besprochen – am nächsten Freitag wieder zu sehen, und grüße Sie bis dahin herzlich und mit verbindlichen Empfehlungen.“ Mit „herzlich“ signalisiert man freundschaftliche Verbundenheit, mit den „verbindlichen Empfehlungen“ kehrt man zur höflichen Distanz zurück und hat damit Nähe und Distanz elegant zusammengefügt.

Früher bezeichnete sich der Briefeschreiber als der dem Adressaten treu Ergebene, als sein getreuer Freund, als sein Diener. Aus diesen Formulierungen blieb das höfliche „Ihr“ und „Dein“ bzw. „Ihre“ und „Deine“ über. Die Bedeutung der Endgrußformel „Ihr Hartmut Meier“ oder „Dein Hartmut“ wird indessen heute von vielen Schreibern verkannt. Sie scheuen sich, das liebenswürdige den Adressaten ehrende „Ihr“/“Dein“ vor ihren Namen in der Unterschrift zu setzen, weil sie der irrigen Auffassung sind, „Dein Heinrich“ könne Heinrich nur an seine Angebetete schicken, der er sich „versprochen“ habe, der er gehöre. Gebildete Schreiber tun deshalb gut daran, sich nicht den Makel der Unkenntnis durch Weglassen des den anderen ehrenden „Ihr“ / „Dein“ anhängen zu lassen. An solchen Kleinigkeiten erkennt man viel!

Fällt einem nach Verfassen des Briefes noch etwas ein, das man dem Adressaten noch mitzuteilen wünscht, so vermerkt man das unter „P.S.“ (Post-Skriptum  –  Nach dem Geschriebenen). Unter dem „Post-Skriptum“ kann es durchaus noch eine zweite Nachbemerkung, ein „P.P.S.“ (Post Post-Skriptum) geben.

Das macht Ihren Brief noch schöner

Soll der Brief ein bisschen persönlicher sein, so schreibt man ihn mit der Hand (Tinte!). Vornehm ist auch der dezent gedruckte Briefbogen, am vornehmsten, aber extrem teuer, mit einem Stahlstich (Relief-) Druck. Das ist in den Vereinigten Staaten für Firmenchefs, Rechtsanwälte und Private Banker ein absolutes Must und erst recht für die Visitenkarte zu empfehlen. Insoweit bleibt der klassische Brief einer E-Mail-Nachricht immer weit überlegen.

Lesen Sie auch:
Hummer & Co. – Wie ist man was?
Kondolieren – Die richtigen Worte in schwerer Zeit
Postkarten schreiben – Geheimtipp für Individualisten

Artikel unter mithilfe von Stilcoach und Buchautor Uwe Fenner. Der Leiter des Instituts für Stil und Etikette ist Experte für Knigge und Benimm in allen Lebenslagen.



SHOEPASSION.com Banner

8 Responses to “Brief und E-Mail-Knigge”

  1. Marc Koch sagt:

    Sehr geehrter Herr Fenner,

    vielen Dank für Ihren sehr interessanten und mich in vielen Punkten bestätigenden Artikel. Die laschen und stillosen Umgangsformen im Emailverkehr ärgern mich schon seit jeher. Einzig über den Abschnitt „Adressfeld bei Emails“ habe ich mich etwas gewundert: Die automatische Memo-Format Funktion in Outlook gibt beim Ausdrucken doch genau alle diese Details (Betreff, Datum, Absender etc. etc.) explizit und stilistisch in annähernd Briefform aus. Zudem ist die obligatorische Signatur am Ende einer Email mit allen Details zum Adressaten bzw. zu dessen Unternehmen hier im Geschäftsbereich ebenfalls praktisch omnipräsent. Gut, ich spreche fokussiert von den Outlookanwendern unter uns und weiß nicht, wie andere Businesslösungen solche Dinge umsetzen, denke aber, dass das von Ihnen vorgeschlagene Vorgehen eher überholt bzw. schwer praktikabel sein dürfte?

    Herzliche Grüße, Ihr Marc Koch

  2. McHasel sagt:

    Vielen Dank für diesen gut geschriebenen Artikel. Leider geht insbesondere die analoge Form der Kommunikation immer mehr verloren. Angeblich haben wir keine Zeit mehr einen Brief mit dem Federhalter zu schreiben. Alle verlangen nach möglichst schnellen Informationen, was leider auch dazu führt, dass Stil und Etikette auf der Strecke bleiben.
    Dabei ist es durchaus befriedigend sich zumindest gelegentlich die Zeit zu nehmen, einen richtig schönen, klassischen Brief zu schreiben.
    Es grüßt Sie
    Michael Haseloff

  3. Hallo Herr Fenner,
    mit Blick in vergangene Jahrhunderte habe ich Ihren amuesanten Aussenansichts Artikel gelesen. Sie propagieren tote Zeiten in einer modernen Kommunikation, Stahlstich, Hoefliche Anrede, Abspann mit lieber 19te jahrhundert Grussformel. Sorry, total deplaziert im modernen hochgeschwindigkeitsleben. ich schreib mal klein, weil es dann schneller geht. Das wichtigeste einer eMail habrn Sie (hier gross) haben Sie nicht erfasst. die re-line. Lernen Sie dazu. Die zwei posts die man Ihnen zukommen liess zeiten mir, dass drei Interessenten in drei Jahren die bedeutung Ihres posts gut umschreiben. … bedeutungslos. aber ich will nich giften, ich gebe Ihnen zwei beispiel. D.Z (the daimler ceo) und olaf berlien (the osram ceo).

    http://www.sueddeutsche.de/wirtschaft/montagsinterview-in-einigen-unserer-geschaefte-geht-die-sonne-unter-1.2481751?reduced=true
    da bitte den tagspass mit null euro anclicken, und dann den anschnitt mit den vier schnellboten mit eigenem ceo und cfo lesen, die fahren nicht pferdekutsche, schreiben nicht mit montblanc fueller und haben kein monokel auf, wie vermutlich Sie (sorry). Auch olaf berlin ist ein gentleman, das sehen Sie schon am bild und an der hoch empatischen sprache und formulierung, die sich der von Ihnen porpagierten floskelwelt meilenweise abhebt. Lernen Sie da ein wenig.

    zweites beispiel.
    e.mail vom ceo ..

    (ohne anrede)
    Muss geprueft werden
    DZ.

    ist hoeflich, kompetent, betrifft den punkt und traegt der geringen zeit rechnung, die ein solch wichtiger ceo hat. wozu firmeln, wenn es um wichtige eilige dinge geht. wahrend dieter Zetsche schon das projekt aufgegleist hat, haben Sie ihren tuerverschkag der kutsche noch nicht einmal geoeffnet.
    pardon, aber Sie haben ja von Ihren Eltern ein millionenvermoegen geernt und haben viel zeit es zu leben. tun Sie es bitte weiter, aber mich erreichen Sie damit nicht.

    dennoch danke fuer einen elitaeren versuch.
    lieber gruss von frank Leonhard aus muenchen.

  4. Jochen sagt:

    Hallo,

    ich finde dieses „… mit verbindlichen Empfehlungen.“ zu förmlich, altmodisch und irgendwie schleimig.

    Vielleicht können Sie mir aber Ihre Meinung zu meiner folgenden Frage schreiben:

    Von einigen Arbeitskolleginnen, die ich einmal getroffen habe, bekomme ich sehr nett ausgeschmückte E-Mails, wie diese hier und weiß nicht so recht, wie ich darauf ebenso freundlich antworten soll:

    „Guten Tag Herr xxx,

    hoffentlich hatten Sie eine gute Zeit seit unserem letzten Gespräch.

    Lieben Dank für Ihre Rückmeldung und herzliche Grüße,

    yyy“

    Ich weiß nicht so recht, wie ich auf solche Nettigkeiten reagieren soll. Habe jetzt mal „Schöne Grüße“ als Grußformel verwendet, statt dem obligatorischen „Viele Grüße“ oder „Freundliche Grüße“. Ich tue mich als Mann etwas schwer damit, jemanden „lieb“ zu Grüßen, oder „herzlich“. Finde es aber angenehm von einer Frau so zu bekommen.

    Was kann ich als Mann da antworten und wie kann ich auf den ersten Satz reagieren? Ich will wiederrum auch nicht schreiben „Wie geht es Ihnen“ oder „Hoffe es geht Ihnen gut“, das finde ich zu persönlich, wenn man sich nur einmal geschäftlich getroffen hat.

    Viele Grüße und schonmal Danke für die Antwort

  5. Hallo Jochen,

    korrekte Antwortformulierungen sind wie im Artikel beschrieben nie so ganz einfach. In Ihrem Fall würde ich vorschlagen, ebenso charmant-unverbindlich zu antworten. Als Beispiel:
    „Guten Tag Frau XXX,
    vielen Dank für das letzte Gespräch und für die Nachfrage, ich habe keinen Grund zu klagen. Ich hoffe, Ihnen geht es ähnlich.

    mit besten Grüßen,

    YYY“

    Die Schlussformel ist jetzt sehr generisch. Generell empfehle ich, die Schlussformel etwas persönlicher zu gestalten, so dass der Rezipient weiß, dass Sie nicht nur eine Standard-Signatur verwendet haben. Ich persönlich verwende gerne den Ort, also „mit besten Grüßen aus Berlin/Frankfurt/London“ oder, saisonal eingefärbt, „mit hitzigen / frierenden Grüßen“, was auch immer sympathisch wirkt. Wichtig ist dabei, dies nicht zu ranghöheren Vorgesetzten zu schreiben, da dies die Etikette verletzen würde. Wetter ist in Emails wie im Smalltalk immer unverfänglich und zeigt doch eine gewisse Hingabe beim Verfassen.

    Und natürlich können Sie auch als Mann sich nach dem Befinden erkundigen, allerdings unverbindlich-seriös. Denken Sie daran, man trifft sich vor allem im Geschäftsleben immer mehrmals, da kann es nicht schaden, positiv im Gedächtnis zu verbleiben.

    Ich hoffe, ich konnte Ihre Fragen beantworten. Wenn noch etwas unklar sein sollte, nur her damit :-)

  6. Jochen sagt:

    Vielen Dank Syrus,

    das hat mir schon sehr geholfen.

    Nur das mit den „hitzigen / frierenden Grüßen“, kann man meiner Meinung nach zu leicht ganz anders deuten. „Hitzig“, dass das betriebsklima schlecht ist und „frierend“, dass es keien Heizung gibt :)

    Friedenden Gruß aus Wiesbaden

  7. Jochen sagt:

    PS: Sorry, wegen der ganzen Rechtschreibfehler gerade

  8. Natürlich kann man das immer anders deuten, war ja auch nur als Anregung gedacht. Ich persönlich freue mich über Formulierungen wie „Grüße aus dem sonnigen München“, da man somit eine gute Small-Talk-Grundlage hat. Und nebenbei: Auch die perfekteste Formel kann missverstanden werden, wenn man es drauf anlegt ;)

Kommentar schreiben