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Jan 08

Zeitnot? Verjagen Sie den Detailfuchs mit der 80/20-Regel!

Detailfuchs verjagen um die Zeitnot zu lindern

Wir Deutschen haben Perfektionismus im Blut: Pünktlichkeit, Sauberkeit, Gründlichkeit und Detailgenauigkeit wurden uns anerzogen. Grundsätzlich sind das positive Eigenschaften, die uns weit gebracht haben. Doch nur die wenigsten Aufgaben müssen perfekt erledigt werden. Dr. Martin Krengel erklärt im Gentleman-Blog, dass Perfektionismus meist der falsche Weg ist. Es reicht, dass die Dinge überhaupt erledigt sind. Was noch dazu kommt: Oft lähmt uns der hohe Anspruch, sodass wir gar nicht erst damit beginnen, eine Aufgabe anzufassen. Das steigert die Zeitnot und die Unzufriedenheit.

Perfektionismus muss man mit kostbarer Zeit erkaufen. Wo reicht Ihnen ein gutes statt eines perfekten Ergebnisses, wenn dafür nur ein Bruchteil des Aufwandes nötig ist?

Pareto-Prinzip: Die 80/20-Regel als Mittel gegen Zeitnot

Gemäß der 80/20-Regel erzielt man durch 20 Prozent der Aufgaben 80 Prozent der Ergebnisse. Es gibt kritische Stellgrößen und Hebel, die ein Vielfaches an Leistung bringen. Dieses Prinzip zeigt sich in vielen Bereichen: 80 Prozent des Gewinns eines Unternehmens werden häufig mit 20 Prozent der Produkte gemacht, 80 Prozent des Autoverkehrs spielen sich auf 20 Prozent der Straßen ab. Software-Anwender nutzen in 80 Prozent der Fälle nur 20 Prozent der ihnen zur Verfügung stehenden Funktionen. Diese Regel gilt besonders auch im Zeitmanagement. Sie besagt, dass die Effektivität einer Tätigkeit nicht notwendigerweise am Zeiteinsatz messbar ist.

Ein Beispiel aus dem Arbeitsleben: Ein Kollege in der Firma bekommt mehr Anerkennung, weil er immer zur rechten Zeit am rechten Ort ist. Der Kollege hat vermutlich schlichtweg ein besseres Gefühl für eben die 20 Prozent der Dinge, auf die es wirklich ankommt!

Oft hört man von Personen, dass sie „den Zeitdruck brauchen“, um eine Sache anzugehen. Was eigentlich passiert ist Folgendes: Aufgrund der Zeitnot sind sie gezwungen, sich auf die wichtigsten Dinge zu konzentrieren und die Aufgabe zielfokussiert zu erledigen. Konzentriert man sich auf die Dinge, auf die es wirklich ankommt, hat man einerseits mehr Zeit, und zum anderen verbessern sich die Ergebnisse.

Streben Sie nicht nach Perfektion!

Wer immer 100 Prozent erreichen will, wird sich nicht nur unnötig Stress bereiten, sondern letztendlich viel Energie und Zeit verlieren. Nach der Pareto-Regel ist Perfektion unwirtschaftlich und unklug. Anstatt sich mit Arbeit aufzuhalten, die keinen adäquaten Mehrwert schafft, sollte man sich auf Essenzielles konzentrieren. Schreiben Sie zum Beispiel auf den Punkt gebrachte E-Mails und halten Sie täglich mit einigen schnellen Handgriffen die Wohnung sauber.

Der denkbar schlechteste Umgang mit der Zeit ist es, Dinge perfekt zu machen, die gar nicht getan werden müssten! Anstatt einen Text zum fünften Mal auf Rechtschreibfehler zu kontrollieren, ist es wichtiger an der Struktur des Textes zu arbeiten. Im Job können wir herausfinden, auf was es wirklich ankommt, indem man sich regelmäßig Feedback einholt bzw. genau ergründet, was von einem erwartet wird. Das hilft gegen Zeitnot und lindert den Stress.

Wenden Sie die 80/20-Regel immer dann an, wenn viele Dinge gleichzeitig gemacht werden müssen, zeitliche Ressourcen sehr knapp sind oder wenn es nicht darauf ankommt, 100 Prozent Leistung zu erreichen. Oft ist eine „Gut-genug-Lösung“ besser als eine perfekte Arbeit, weil man so auch Zeit für andere, oft genauso wichtige Projekte findet!

Wo sich die 80/20-Regel anwenden lässt

Welche Tätigkeiten gehören zu den 20 Prozent, die Sie näher an Ihre Ziele bringen? Anregungen, um diese Denkweise zu schärfen:

Telefonieren 
Machen Sie sich vor einem Telefonat vorab eine kurze Liste mit den Punkten, die Sie besprechen möchten und kommen Sie zum Punkt, statt einfach nur herumzureden und sich im Smalltalk zu verlieren. Oder signalisieren Sie dem Gegenüber gleich zu Beginn des Gesprächs, dass Sie im Moment wenig Zeit haben. Das gilt vor allem, wenn man angerufen wird. Eröffnen Sie das Gespräch dazu mit Sätzen wie „Was kann ich für Dich tun?“ oder „Schieß los?“ statt „Wie geht es dir?“.

Schreiben
Meist ist es unnötig, alles perfekt formulieren zu wollen. Schreiben Sie direkt, was Sie mitzuteilen haben. Das hat mehr Dynamik und spart viel Formulierungsaufwand.

Lernen
Was ist für ein Projekt oder eine Klausur wirklich wichtig? Konzentrieren Sie sich zunächst auf das Wesentliche.

PowerPoint-Präsentation
Wichtiger als die Details ist der Gesamteindruck einer Präsentation. Man kann sich schnell in Details verlieren, und verliert dabei das große Ganze aus den Augen.

Ziele definieren
Was sind Ihre Aufgaben und Ziele? Mit welchen Ihrer Tätigkeiten kommen Sie diesen Zielen näher, mit welchen nicht? Konzentrieren Sie sich auf die wenigen Aktivitäten, die am wertvollsten für Ihr Fortkommen sind.

Für Analytiker
Erstellen Sie eine Liste aller Dinge, die im Rahmen Ihres Projekts anfallen. Welche Teilprozesse sind dafür erforderlich? Wie viel Zeit wird dafür benötigt? Welche Dinge sind am notwendigsten, und welche weniger wichtig? Das Ziel: die wichtigen Tätigkeiten steigern und die anderen kombinieren/­straffen oder delegieren.

Deadlines
Selbst gesetzte Deadlines sind eine enorme Umsetzungshilfe für das 20/80-Prinzip. Aufgrund der Zeitnot konzentriert man sich auf das Wesentliche.

Bei vielen Aufgaben: Rotationsprinzip

Das 80/20-Prinzip ist überlebenswichtig für alle, die viele Dinge gleichzeitig jonglieren müssen und deren Zeitnot dadurch besonders groß ist: ob mehrere Projekte und Aufgaben im Job, Familie und Haushalt oder das Lernen von sechs Fächern in der Klausurenphase. In diesen Fällen empfehle ich das „Rotationsprinzip“: Man bearbeitet alle Aufgaben für circa nur ein bis zwei Arbeitseinheiten mit dem Ziel, jeweils einen entscheidenden Schritt weiter gekommen zu sein. Dann nimmt man sich die nächste Aufgabe vor und versucht, den wichtigsten Brocken zu erarbeiten.

Der griechische Philosoph Archimedes sagte: „Gib mir einen Hebel, der lang genug ist, und ich kann die ganze Welt bewegen.“ Die 20/80-Regel ist wie das Gesetz der Hebelwirkung. An den richtigen Stellen angesetzt, bringt der Krafteinsatz ungleich mehr. Wo sind die Multiplikatoren und Hebel, um Ihre Zeitnot zu lindern und Ihre Ergebnisse verbessern?

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Der Autor

Martin KrengelDr. Martin Krengel ist Lernexperte, Zeitmanagement-Redner und Autor mehrerer Bestseller zu Produktivität, Selbstmotivation und konzentriertem Lernen. Im Gentleman-Blog schreibt er über Zeitmanagement, Motivation und Selbstorganisationen. Der Text ist ein Auszug aus seinem Buch “Golden Rules“.



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3 Responses to “Zeitnot? Verjagen Sie den Detailfuchs mit der 80/20-Regel!”

  1. Richtig. Dieses Prinzip hilft nicht, ein Ziel zu vergrößern (zu perfektionieren), bevor es überhaupt erreicht wurde. Sondern näher zu bringen und realisierbarer zu machen.

    Beispiel: Man hat ein 3 Monate dauerndes Projekt vor sich, mit strikter Deadline. Wenn man nun für sich (und sein Team, Partner, Mitarbeiter) daraus absichtlich ein 2-monatiges Projekt macht, dann hat man das hier von Martin Krengel beschriebene Prinzip für sich bewusst angewendet.

  2. Hans sagt:

    Die Regel ist als 80/20 bekannt.

  3. Stev sagt:

    Sorry Herr Finsterwalder aber ihr Beispiel ist (so wie Sie es beschrieben haben) unfug und keine wirkliche Anwendung des Pareto-Prinzips.

    Sie lassen so einfach das Projekt mit einer 1 monatigen Vorlaufzeit durch anstatt den kritischen Pfad zu wählen. Das ist nicht verkehrt, hat aber mit 80/20 nichts am Hut.

    Als guter Projektleiter erkennt sollte man bei der Planung erkennen, was meine 20% und was die 80%. Bei optimalem Projektfortschritt, sollte dann bei der Realisierung nach 20% der Zeit bereits 80% der wichtigsten Tätigkeiten durchgeführt sein. Dieser Zeitvorteil ist dann der Gewinn aus dieser Regel.

    Wenn ich einfach nur 2 Monate anstatt den geforderten 3 einplane, aber nach 50% der Zeit erst einen Umsetzungsstand von 50% besitze, ist nicht richtig geplant worden.

    Perfekt wäre es, wenn man beides durchführen kann. Sprich: 1 Monat Vorlaufzeit sowie die relevanten 20% bei der Planung im Auge behält.

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