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Morgens acht Uhr in Deutschland: Das Büro füllt sich, die Kaffeemaschine surrt. Man setzt sich an den Schreibtisch, schiebt die Unterlagen von gestern zu Seite und fährt erstmal den Rechner hoch. Klick, Klack, Firefox und Outlook sind offen. Nun erst mal schauen, was es Neues gibt… So verrinnt Stunde um Stunde. Nach der Mittagspause geht es dann aber wirklich los mit den wichtgen Aufgaben. Ganz bestimmt… Der Gentleman-Blog gibt Tipps, wie man sich weniger ablenken lässt und dadurch fokussierter und erfolgreicher arbeitet.

Warum Multitasking ein Mythos ist

Jeder gedankliche Prozess verbraucht Körperenergie. Enorm viel. Bereits im Ruhestand verbrennt das Gehrin 20 Prozent der Energie, beim Nachdenken und bei der intensiven Konzentration sind es sogar bis zu 50 Prozent der eigenen Akkuleistung, die für die Brainpower draufgehen. Deshalb ist es so schwer den Anfangsschwung zu finden und sich in eine Sache hineinzudenken. Deshalb ist es auch so fatal, dann andere Aufgaben dazwischenzuschieben. Denn mit jeder Störung sinkt die Konzentrationsfähigkeit, bis sie schließlich ganz dahin ist.

Das Umschalten auf neue Aufgaben aktiviert jeweils andere neuronale Netze und vebraucht viel Energie. Dabei ist nicht gerade förderlich, dass ein Büroangestellter im Schnitt acht Programmfenster offen hat, und im Schnitt etwa alle zehn Minuten von einem Kollegen aus den Gedanken gerissen wird. Zudem klingelt immer wieder das Telefon. Ein paar Mal ist das sicher kein Problem, doch unsere Aufmerksamkeit gleicht in dieser Hinsicht einem Muskel: Ein paar Mal umschalten ist kein Problem, doch dann erschlafft dieser ziemlich schnell. Wenn wir uns also schon morgens ein paar Mal ablenken lassen, dann sinken unsere Konzentration, Disziplin und Willenskraft, weil der geistige Muskel erlahmt.

Fazit: Ein paar kleine Ablenkungen oder eine kurze Zwischenfrage eines Kollegen können wir bewältigen. Wer aber zwölf Browserfenster geöffnet hat, Whats app im Hintergrund laufen hat und alle drei Minuten seine E-Mails checkt ist entweder Social Media Manager oder auf dem falschen Pfad.

Ablenkungen verringern: 5 Methoden zum Klardenken

Was also kann man tun? Besonders in einem Großraumbüro lenken Kollegen sich schnell gegenseitig vom Arbeiten ab. Das z e r s t ü c k e l t den Arbeitstag und erschwert die Konzentration.

Es gibt ein ganzes Reportoire an Tipps, Tricks und Methoden, sowohl den inneren Schweinhund zu überlisten, als auch Störquellen einzudämmen. Wer es einmal schafft, mehr Ruhe in seinen Tag und Kopf zu bekommen. Diese fünf Methoden helfen dabei.

Signale
Kleine Signale erhalten die Produktivität im Kollegenkreis: Ein Fähnchen auf Halbmast oder ein Stofftier, dass einem dem Hintern zudreht, könnte bedeuten: `Jetzt bitte nicht ansprechen, es sei denn der Hausflur brennt.‚

Kopfhörer
Ob klein und weiß oder riesig und schwarz: Auch Kopfhörer signalisieren dem Umfeld: ‚Der arbeitet gerade oder tut zumindest so’. Das hebt die Hemmschwelle wegen Unwichtigem zu stören. Ideal sind „Noise-Cancelling-Kopfhörer“, die Umgebungsgeräusche aktiv herausfiltern. Die sind zwar nicht ganz billig und sehen auch nicht immer schön aus, doch wer sie aber einmal aufgesetzt hat, gibt sie nicht mehr her! Sie sind praktisch beim Arbeiten im Großraumbüro, im Zug oder im Café.

Fokus-Zeit
Eine weitere Ansatz ist es, täglich eine feste Zeit zu vereinbahren, in der man geistig in ein Konzept oder Kalkulation abtaucht. Es ist ideal, wenn diese Zeit für das gesamte Team gilt, und auch der Vorgesetzte diese Phase respektiert. Diesen Ansatz sollte man aktiv fördern, schließlich gibt es so mehr Brainpower aus dem Team. Vielleicht versucht man es zunächst mit einer Stunde am Vormittag, beispielweise von 10-11 Uhr. Wenn es funktioniert, kann man man Nachmittag eine weitere Session installieren, so dass man alle Projekte fokussiert abarbeiten kann.

Fokus-Ort
Eine flexiblere Lösung ist der strategische Rückzug: So werden das Café um die Ecke, das Home-Office oder der Konferenzraum zum Wächter der Konzentrationszeit. Jeder sollte sich täglich mindestens eine Stunde auf diese Art rar machen dürfen – um geistig voll anwesend zu sein. Ein Arbeitsraum, an dem weder Telefon noch Gespräche erlaubt sind, ist eine wirkungsvolle Alternative.

Offline
Gerade denjenigen, die viel im und mit dem Internet arbeiten, sollten ernsthaft über diese (temproräre) Option nachdenken. Es gilt: Je wichtiger und schwieriger die Aufgabe, desto rabiatere Konzentrationsmittel sind erlaubt. Und: Je denkinteniver oder ungenehmer die Aufgabe, desto höher ist das Prokrastinations-Schweinehund-Potenzial. Also: Raus aus dem Netz und Telefon auf Flugmodus stellen.

Ungestörte Meetings mit sich selbst vereinbaren

Es mag etwas ungewohnt sein, sich am Arbeitsplatz derart unsozial zu verhalten – schließlich sollen Teams ja zusammenarbeiten, sich gegenseitig unterstützen, und miteinander kommunizieren. Alles richtig, aber bitte nicht 24/7! Wer geistig einschalten will, muss externe Reize abschalten! Es sind ja nur wenige Stunden am Tag. Wer in einem Meeting sitzt, geht ja auch nicht ans Telefon. Warum aber lassen wir uns stören, wenn wir im Meeting mit einem wichtigen Konzept, der Kalkulation oder einer kreativen Idee sind?

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Der Autor

Dr. Martin Krengel ist Lernexperte, Zeitmanagement-Redner und Autor mehrere Bestseller zu Produktivität, Selbstmotivation und konzentriertem Lernen. Im Gentleman-Blog schreibt er über Zeitmanagement, Motivation und Selbstorganisationen. Der Text ist ein Auszug aus seinem Buch “Golden Rules“.